Introducción a la administración.
Es la ciencia social que se ocupa de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, tecnológicos, de conocimiento, etc.) Con el fin de obtener el máximo beneficio posible tanto en lo económico como en lo social en relación a los fines que se perciben.
La administración moderna de la organización se centra en las estrategias y necesidades del cliente y utiliza las siguientes etapas:
Planeación.
Comienza con la misión y la visión de la organización, es fijar objetivos, establecer las estrategias y políticas organizacionales utilizando como herramientas los mapas o planes de acción. En esta etapa es necesario tomar las fortalezas y debilidades de la empresa y las oportunidades y amenazas del contexto. Planificar a largo plazo es de 5 a 10 años, a mediano plazo es de 1 a 5 años y a corto plazo es de un día a otro.
Organización.
Responde a la pregunta de quién va a realizar la tarea, esto implica realizar un organigrama de las acciones ordenadas que habrán de realizarse y expresa el cómo se van a realizar y su secuencia temporal.
Dirigir.
Es la influencia, persuasión que se ejerce por medio del liderazgo sobre los individuos para la consecución de los objetivos fijados; basado en esto en la toma de decisiones usando modelos lógicos y también intuitivos de toma de decisiones.
Controlar.
Es la medición del desempeño de lo ejecutado, comparándolo con los objetivos y metas fijados; donde se detectan los desvíos y se toman las medidas necesarias para corregirlos. El control se realiza a nivel estratégico, táctico y operativo, donde la organización entera es evaluada mediante un sistema de control de gestión; por otro lado también se contratan auditorías externas, donde se analizan y se controlan las diferentes áreas funcionales de la organización.
Linear militar: organizaciones de casi tipo familiares, pequeñas y son más flexibles.
Funcional o lineal: es una combinación de la lineal militar con la funcional ya que se ven para favorecer una mejor estructura.
De comité: Este sistema puede funcionar como una sola organización, la cual es un conjunto de personas que establecen y toman decisiones. Cuenta con normas y reglas bien establecidas.
Clasificación de las organizaciones
Las organizaciones son diversas y heterogéneas, por lo tanto las podemos clasificar según sus fines, formalidad y el grado de centralización.
Clasificación según sus fines.
Se refiere a cual es el principal motivo de la organización para realizar sus actividades.
Organizaciones con fines de lucro.
Estas empresas tienen como objetivo principal generar una determinada ganancia o utilidad para sus propietarios o accionistas.
Organizaciones sin fines de lucro.
Estas organizaciones se caracterizan por tener la finalidad de cumplir una función en la sociedad sin pretender una ganancia o utilidad por ello.
Organizaciones según su formalidad.
Se refiere a si la organización cuenta o no con estructuras y sistemas oficiales, bien definidos para la toma de decisiones, la comunicación y el control. Estas se dividen en:
A) Organizaciones formales: se caracterizan por tener estructuras y sistemas oficiales bien definidos para la comunicación y control. Estos mecanismos hacen posible definir de manera explícita donde y como se separan las personas y actividades.
Estas organizaciones pueden ser lineales, funcionales, lineales funcionales o de comité.
B) Organizaciones informales: Este tipo de organizaciones no cuenta con medios oficiales para la toma de decisiones, la comunicación y el control.
Organizaciones según su grado de centralización.
Es la medida en la que la autoridad se delega y se divide en:
A) Organizaciones centralizadas: Donde la autoridad se concentra en una esfera superior y es poca la autoridad en la toma de decisiones ya que está se delega a niveles inferiores por ejemplo; dependencias de gobierno, el ejercito, servicio postal, ministerio de hacienda, etc.
B) Organizaciones descentralizadas: En donde la autoridad de la toma de decisiones se delega en una cadena de mando hasta donde sea posible, se caracterizan por funcionar en ambientes complejos e imprescindibles.
Por su actividad o giro.
Las empresas pueden clasificarse de acuerdo a la actividad que desarrolla en:A) Industriales; La actividad primordial de este tipo de empresas es la producción de bienes mediante la transformación y/o extracción de materias primas. Estas a su vez se clasifican en:
Extractivas.- Son las que se dedican a la extracción de recursos naturales, ya sea renovables o no.
Manufactureras.- Son aquellas que transforman las materias primas en productos terminados y pueden ser productoras de bienes de consumo final o de producción.
Agropecuarias.- Como su nombre lo indica, su función es la explotación de la agricultura y la ganadería.
B) Comerciales; Son intermediarios entre el productor y el consumidor, su función primordial es la compra-venta de productos terminados. Se pueden clasificar en:
Mayoristas; Son aquellas que efectúan ventas en grandes cantidades como por unidad, ya sea para su reventa o para uso del consumidor final. Ejm: Sans Club, Cosco y la abarrotera de Tijuana.
Minoristas o detallistas; Son los que venden productos tanto en grandes cantidades como en pequeñas (mayormente pequeñas) al consumidor final. Ejm: Calimax, Comercial mexicana, etc.
Comisionistas; Se dedican a vender mercancías que los productores dan en consignación, percibiendo por esta función una ganancia o comisión.
C) Servicios; Como su nombre lo indica son aquellas que brindan servicio a la comunidad y que pueden tener o no, fines lucrativos.
Se pueden clasificar en:
- publico varios (comunicaciones, agua, energía)
- privados varios (servicios administrativos, contables, jurídico, asesoría, etc.)
- Transporte (colectivo o de mercancías)
- salubridad (hospitales)
- turismo
- instituciones financieras
- educación
- finanzas y seguros.
Clasificación según su magnitud.
Otro criterio de clasificación es de acuerdo al tamaño de la empresa y pueden ser: pequeña, mediana o grande, dependiendo de algunos criterios tales como:* Financiero; Se refiere al capital con el que se cuenta.
* personal, ocupado; En este criterio se determina que si cuenta con menos de 250 empleados es una empresa pequeña, de 250 hasta 1000 empleados se considera como una mediana empresa, y más de 1000 será una empresa grande.
Razón social.
Es el nombre que se le da a la empresa, su ubicación, teléfono y nombre del propietario o propietarios.
Clasificación.
En esta pueden ser industrial, comercial o de servicios.
Capital.
Es el dinero que se utiliza para la creación de la empresa y la manera en que se gasta.
Actividad o giro.
Es la actividad económica desarrollada por la empresa.
Puestos.
Se refiere a la verificación de los puestos de una empresa (ver que tantos puestos habrá)
Perfil del empleado.
Cuáles son las características que la empresa exige a sus empleados, tanto en los conocimientos como en el aspecto físico.
Estudio de factibilidad.
Estudio de pre factibilidad.
Antes de iniciar con detalles el estudio y análisis comparativo de las ventajas y desventaja que tendría determinado proyecto de inversión, es necesario realizar un estudio de pre factibilidad; el cual consiste en una breve investigación sobre el marco de factores que afectan al proyecto, así como de los aspectos legales que lo afectan. Un estudio de pre factibilidad debe de incluir un estudio de mercado, una muestra de la población, posibles clientes, proveedores de la empresa y su forma de distribución.
Plan de negocio.
Un plan de negocio es un documento que especifica, en lengua escrita, un negocio que se pretende iniciar o que ya se está iniciando. En él se expone el propósito general de una empresa, y los estudios de mercado, técnico, financiero y de organización, incluyendo temas como los canales de comercialización, el precio, la distribución, el modelo de negocio, la ingeniería, la localización, el organigrama de la organización, ETC. En el cual también se pueden hacer preguntas, ya sean abiertas o cerradas.
Sistema de gestión de calidad.
Calidad: Es hacer las cosas bien y a la primera.En una empresa la gestión de calidad se define como el conjunto de acciones o actividades coordenadas, con forma jurídica para obtener objetivos de calidad y satisfacer no solo las expectativas del cliente, sino ir mas allá agregando un plus a sus productos.
Un modelo de procesos para la gestión de calidad consta básicamente de dos fases:
1.- la definición de los procesos de la empresa y las responsabilidades y funciones del personal.
2.- Los recursos necesarios para la correcta realización de los procesos.
A) Recursos físicos; instalaciones, equipo, maquinaria, mobiliario, etc.
B) Recursos humanos; personas, formación y motivación.
Tipos de organigrama.
Un organigrama es aquel donde se desplazan los puestos de cada empleado en una empresa, escuela, etc.
Los organigramas se clasifican en:
1.- Por su naturaleza; este se subdivide en;
Micro administrativo, macro administrativo y meso administrativo.
Micro administrativo: corresponden a una sola organización y pueden referirse a ella en forma global o mencionar algunas de las áreas que la conforman.
2.- Por su finalidad; este se subdivide en;
Informativo, analítico, formal y informal.
Informativo: es con el objetivo de ser puestos a disposición de todo publico, como información accesible a personas no especializadas. Solo deben expresar las partes o unidades de su modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones.
3.- Por su ámbito; este se subdivide en;
Generales y específicos.
Generales: contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina.
4.- por su contenido; este se subdivide en;
Integrales, funcionales y de puesto, plazas y unidades.
Integrales: son representaciones graficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Los organigramas generales e integrales son equivalentes.
5.- por su representación o disposición grafica; este se subdivide en;
Verticales, horizontales, de bloque y circulares.
Verticales: presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada son los de uso más generalizado en la administración.
Normas ISO
La organización internacional de estandarización (ISO), está conformada por una red de institutos nacionales de estandarización de 156 países. El objetivo de esta organización es llegar a un consenso con respecto a la calidad de los productos y servicios que se fabrican.
Las normas de calidad deben cumplirse de forma voluntaria ya que la ISO no puede exigir su cumplimiento pero en cambio puede ser un aval del producto o servicio dando a la empresa una posición competitiva en el mercado.
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